今年７月，深圳市龙岗区６２个机关单位都收到了一封信。这是一封机密函件，函内有ＣＡ认证的密码，以及一把储存着各单位电子印章的密钥。随着各个细节的落实，实施了一年多的深圳市龙岗区电子公文交换系统正式通过验收，全面投入使用。

支持这个项目走到这一步的，有过硬的硬件、符合国家标准的软件。不过最重要的，还是龙岗区"为应用服务"的政务信息化思路。

症结：ＯＡ应用不畅

在信息中心所处的龙岗中心城，所有光缆和综合网络都由信息中心独立运营；在信息中心的机房里，配备的是华为高端网络设备和ＩＢＭ ＲＳ６０００的小型机，以及清一色的Ｏｒａｃｌｅ数据库。在接待各地络绎不绝的考察团时，龙岗区信息中心主任乐文忠可以很骄傲的说："龙岗信息中心的硬件在全国也算得上领先。"

但是，对于龙岗区政务信息化的应用，他不敢过于乐观。虽然区里有几个单位陆续上了ＯＡ，但是效果并没有预想的好。乐文忠说："ＯＡ着重于内部的沟通流程，但是龙岗区很多单位人数本来就不多，ＯＡ对工作效率的提升不明显。"而正是由于ＯＡ系统应用的内部性，一个单位用不用对其他单位没有影响，难以强制实施。

应用不畅是信息化的死敌，对信息化需求最迫切的领域才是电子政务的最佳切入点。因此，在开始建设龙岗政务信息网时，乐文忠想到：如果把ＯＡ放一放，先上电子公文交换系统，效果会不会好呢？

契机：公文流转成本高昂

龙岗区是深圳市面积最大的市辖区，全区面积８４４平方公里。据乐文忠介绍，该区的机关单位集中在两个地方办公：位于龙翔大道的区政府大楼，以及方圆３０平方公里的龙岗中心城。此外，还有十一个镇（街道）散布全区。各个镇（街道）与龙岗区中心多数相距数公里，位于龙岗东南尽头的南澳则远在３０公里之外，开车也要一小时才能到达。

为了完成日常的公文流转，龙岗区每个机关单位都设有专职的文件收发员，他们每人每天往返政府大楼和中心城一到两次，开的多数是单位的车。这不但增加了各单位的交通费用，更是对人力和时间的大量占用。

乐文忠意识到，传统公文流转模式的行政成本越是高昂，实施电子公文交换系统的效果就越明显。此外，从公文流转切入还有一个好处。"处理这些公文的人都是文员一级，计算机水平又比较高，方便强制应用。"而且，电子公文交换一旦启动，各单位要申报、阅读、审批文件都必须上系统，既可以从源头上避免信息孤岛的形成，又能强制性的提高各单位用机水平，为ＯＡ的全面实施打下基础。

就这样，龙岗区信息中心找到了新思路--在龙岗政务信息网中，外网实施电子政务应用系统，内网则主要建设电子公文交换系统，并以此带动下一步的ＯＡ实施。

成效：效率提高不再抽象

适逢２００１年８月，深圳市实施了国内首个电子公文交换系统，并起草制定了《深圳市经济特区行政机关电子公文交换技术规范》。这对《中华人民共和国国家标准· 基于ＸＭＬ的电子公文格式规范》的制定提供了参考，也为龙岗区电子公文交换系统提供了蓝本。

次年１０月，龙岗区电子公文交换系统正式展开招标，深圳市科健信息技术有限公司凭借行业优势再度中标。２００３年１月，项目正式开始实施。系统采用ＣＳ结构，中心服务器设计为双机热备份，并配置了地址薄和流转序号专用服务器；客户端安装了收发文、公文处理、公文管理等模块，并为与ＯＡ系统的链接预留接口。系统实施了ＣＡ认证，各部门还可以使用信息中心统一发放的电子印章进行公文审批。２００４年６月１７日，龙岗区电子公文交换系统正式投入使用，区政府办公室委派区监察部门监督系统应用。

尽管目前系统还处在人工、系统双轨并行的交接期，尽管应用的路上还是会有喜有忧，但是对于那些曾经每日两次奔波于镇（街道）和政府大楼之间的收发员、对于他们的领导和同事来说，信息化的好处已经不再抽象。